Cara Negosiasi pada PBJ

Negosiasi adalah keterampilan kunci yang sangat dibutuhkan dalam pengadaan barang/jasa. Melalui negosiasi yang cerdas dan efektif, baik pihak pengadaan maupun pemasok dapat mencapai hasil yang diinginkan. Pihak pengadaan harus mempersiapkan diri dengan baik dan mengetahui strategi negosiasi yang tepat untuk mencapai tujuan mereka. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara-cara untuk melakukan negosiasi pada pengadaan barang/jasa, agar dapat mencapai hasil yang diinginkan.

I. Persiapan Awal Sebelum melakukan negosiasi, pihak pengadaan perlu melakukan persiapan dengan baik. Persiapan yang matang akan membantu negosiasi berjalan dengan baik. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipersiapkan :

1. Mempelajari Pasar Pihak pengadaan dapat memulai dengan mempelajari pasar dan melihat harga rata-rata untuk layanan yang mereka butuhkan. Hal ini memungkinkan pihak pengadaan untuk mengetahui jenis kesepakatan dan harga yang dapat dilakukan.

2. Memahami Kebutuhan Pihak pengadaan harus memahami kebutuhan mereka sebelum mereka mulai bernegosiasi. Hal ini berarti bahwa pihak pengadaan harus mengetahui fitur dan fungsi yang mereka butuhkan, serta batasan anggaran dan waktu.

3. Memastikan Anggaran yang telah ditetapkan akan menjadi pedoman dalam negosiasi. Oleh karena itu, pihak pengadaan harus mengetahui anggaran yang tersedia sebelum bernegosiasi.

4. Analisis Pemasok Sebelum berbicara dengan pemasok, pihak pengadaan harus melakukan analisis yang tepat. Analisis ini meliputi peninjauan terhadap beberapa pemasok dan memilih yang paling cocok. Hal ini membawa pihak pengadaan pada posisi yang lebih toleran untuk mendiskusikan tujuan dan strategi negosiasi.

II. Taktik Negosiasi Setelah persiapan awal telah dilakukan, pihak pengadaan harus siap untuk negosiasi. Berikut adalah beberapa taktik yang dapat digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan:

1. Mulailah dengan Tawaran yang Rendah Mulailah dengan tawaran yang rendah, namun tetap dalam batas anggaran yang ditetapkan. Hal ini memberikan peluang ruang untuk bernegosiasi dengan pemasok.

2. Dapatkan Informasi yang Tepat Dapatkan informasi sebanyak mungkin dari pemasok tentang harga, kualitas, dan layanan. Hal ini dapat membantu mempersiapkan tawaran yang lebih baik dan memudahkan pengambilan keputusan.

3. Jangan Terburu-buru Jangan menyerah saat tawaran awal yang diusulkan pemasok tidak sesuai dengan harapan. Lakukan negosiasi yang teliti dan terorganisir untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4. Pertimbangkan Opsi Jika terjebak dalam satu tawaran, pihak pengadaan harus pertimbangkan opsi lain. Ini memberikan peluang lain jika kemudian negosiasi tidak berjalan dengan cara yang diharapkan.

III. Penutup dan Evaluasi Setelah mencapai kesepakatan, pihak pengadaan harus menyelesaikan beberapa tindakan terakhir. Ini termasuk menyusun kontrak, jangka waktu pengiriman barang, serta kondisi untuk pengirimannya. Setelah ini, lakukan evaluasi dan jangan lupakan kemajuan bisnis yang telah dicapai.

Dalam kesimpulannya, negosiasi pada pengadaan barang/jasa dapat menjadi tantangan, namun dengan melakukan persiapan yang matang dan menerapkan taktik yang tepat, tujuan yang diinginkan dapat dicapai. Namun, penting juga bagi pihak pengadaan untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil memperhitungkan aspek keuangan, kualitas, dan kebutuhan bisnis secara menyeluruh.

Irwan iskandar